กระบวนการดำเนินงานการส่งแบบสอบถามไปยังคู่ความร่วมมือ

ขั้นตอนที่ 1 📥 ดาวน์โหลดข้อมูล

ให้เริ่มจากการดาวน์โหลดชุดข้อมูลที่จัดเตรียมไว้ โดยภายในประกอบด้วย 2 ส่วนสำคัญ ได้แก่

1. ไฟล์จดหมายเชิญอธิการบดี (Invitation to Participate in VOS Survey_President)
   เป็นไฟล์ PDF ชื่อ “Official Letter from the President” ของแต่ละกลุ่ม (G1–G4)

2. ไฟล์แม่แบบอีเมล (Email Template G1–G4)
   เป็นตัวอย่างข้อความอีเมลที่จัดทำไว้แล้ว พร้อมรายชื่อผู้รับในแต่ละกลุ่ม

ขั้นตอนที่ 2 📝 ปรับแก้ตามแม่แบบ (Template)

1. คัดลอกเนื้อหาอีเมลจาก Template

   • เปิดไฟล์ Template ของกลุ่มที่ต้องการ (เช่น G1, G2, G3 หรือ G4)

   • คัดลอกข้อความใน Template ไปวางในเนื้อหาอีเมล (Body Email)

   • *** กรณีติดปัญหาเรื่อง format การวางข้อความ ท่านสามารถเข้าไป copy  จากไฟล์ word ได้ที่นี่ เพื่อให้ format ไม่เพี้ยน แต่ท่านต่องทำการตรวจเช็คข้อมูลเทียบกับ pdf เองและนำมาแก้ไข ***

2. แนบไฟล์จดหมายประจำกลุ่ม

   • แนบไฟล์ PDF ชื่อ “Official Letter from the President” ของกลุ่มนั้น ๆ ในอีเมลที่กำลังจะส่ง

3. คัดลอกข้อมูลอีเมลผู้รับจากไฟล์ติดตาม

   • เปิดไฟล์ “ติดตามสถานะการส่งอีเมล์ VOS Questionnaires.xlsx”

   • ตรวจสอบข้อมูลและคัดลอกตามรายการดังนี้

     • คอลัมน์ Email (Partner): วางในช่อง To ของอีเมล

     • คอลัมน์ cc1 (IRA) และ cc2 (CMU): วางในช่อง CC ของอีเมล

   • ตรวจสอบ Link URL แบบสอบถามว่าถูกต้องหรือไม่

💡 หมายเหตุ: ก่อนส่งอีเมลให้ตรวจสอบชื่อผู้รับและหน่วยงานให้ถูกต้อง เพื่อความเรียบร้อยและเป็นทางการ

ขั้นตอนที่ 3 📧 ส่งอีเมลถึงคู่ความร่วมมือ (Partner)

เมื่อได้ตรวจสอบและปรับแก้รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว
ให้ดำเนินการ ส่งอีเมลถึงคู่ความร่วมมือ (Partner) เพื่อเชิญเข้าร่วมตอบแบบสอบถาม (Questionnaire)

🔎 แนะนำ:

• ตรวจสอบความถูกต้องของชื่อผู้รับและไฟล์แนบก่อนกดส่ง

ขั้นตอนที่ 4 📂 ติดตามและจัดเก็บหลักฐาน

1. เข้าตรวจสอบสถานะการตอบแบบสอบถามผ่าน ลิงก์ติดตามผล (คลิกที่นี่)

2. หลังจากตรวจสอบแล้ว ให้กลับไปที่ไฟล์ “ติดตามสถานะการส่งอีเมล์ VOS Questionnaires.xlsx”
   และอัปเดตข้อมูลในคอลัมน์ Status ให้ตรงกับสถานะล่าสุด

โดยสามารถระบุสถานะได้ตามขั้นตอนดังนี้

• 🕓 รอดำเนินการ – ยังไม่ได้เริ่มส่งอีเมล

• ✉️ ระหว่างดำเนินการส่งอีเมล – อยู่ระหว่างการจัดส่ง

• 🔁 ติดตามอีเมลครั้งที่ 1 – ได้ส่งติดตามครั้งที่ 1 แล้ว

• 🔁 ติดตามอีเมลครั้งที่ 2 – ได้ส่งติดตามครั้งที่ 2 แล้ว